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Agent.e à l’administration
et aux opérations

 

L’équipe de Discitus Consultants Inc. est à la recherche d’une personne persévérante, débrouillarde, bienveillante, attentionnée, serviable, humble et adaptable pour offrir un appui aux opérations, soutenir l’associé-gestionnaire et assurer le fonctionnement efficace du bureau. 

 

Poste permanent – 37,5 h par semaine

Lieu de travail – 435 rue Donald à Ottawa  

Salaire annuel 50 000 $ à 55 000 $

Entrée en fonction – hier!

QUI SOMMES-NOUS?


Fondée en 2009, Discitus Consultants Inc. est une boîte de consultants qui se spécialise en formations à impact élevé et en solutions pratiques et pertinentes en développement organisationnel, en ressources humaines et en gouvernance. L’équipe Discitus se démarque par une approche attentionnée et une gestion de projet rigoureuse. Nous travaillons notamment avec le secteur communautaire, institutionnel et gouvernemental.

 

RAISON D’ÊTRE DU POSTE


À titre d’adjoint.e à l’administration et aux opérations, vous assurerez le bon fonctionnement du bureau de l’associé-gestionnaire en plus d’appuyer l’équipe interne dans l’administration de différents projets. Que ce soit pour gérer l’agenda, coordonner des rencontres, effectuer des tâches administratives, fournir un appui technique, préparer des trousses de formation, préparer des séances virtuelles ou sonder les Client.e.s, votre serviabilité, votre attention aux détails et votre souci de la qualité vous permettront d’assurer la livraison de produits et de services à la hauteur des normes de qualité qui font la réputation de Discitus.  

 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES  


Appui administratif 
  • Appuyer l’associé-gestionnaire dans la gestion de son agenda, sa correspondance et l’administration de l’entreprise
  • Rédiger, réviser et gérer la correspondance 
  • Voir à la bonne gestion de l’information électronique
  • Effectuer les suivis appropriés 
  • Gérer le calendrier d’activités de l’entreprise
  • Préparer les demandes de remboursements de voyages
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau, tels qu’ouvrir et fermer le bureau, maintenir un inventaire des équipements et des ressources, effectuer les achats de fournitures, etc.
  • Transiger avec le propriétaire de l’immeuble et assurer les suivis qui s’imposent (notamment, les preuves d’assurances, la mise en place des protocoles sanitaires, les espaces de stationnement, etc.)
  • Faire la liaison avec les différents fournisseurs externes de l’organisme (service internet, téléphone, etc.)
  • Offrir un appui administratif à l’équipe interne que ce soit de la préparation d’ébauches de rapports, de présentations GoogleSlide, d’activités interactives (Slido) 
  • Contribuer à l’amélioration des processus et à la « gabarisation » d’outils internes
  • Participer aux rencontres d’équipe y compris le check-in quotidien 
  • Répondre aux besoins de l’équipe en effectuant toutes autres tâches connexes
Appui aux opérations  
  • Contribuer à la réalisation des mandats « Client » en effectuant les suivis administratifs, tels que les sondages de satisfaction et la facturation ainsi qu’en coordonnant les phases d’initiation et de fermeture de projets
  • Établir et maintenir de bonnes relations avec la Clientèle et offrir un service personnalisé et de qualité 
  • Contribuer à la « gabarisation » d’outils pouvant être utiles à la Clientèle
  • Assurer la logistique des activités de formation en présentiel (planification de la logistique y compris les déplacements et la location de salles, préparation et impression du matériel de formation, etc.) 
  • Assurer la logistique pour les séances virtuelles (préparation et envoi du matériel de formation, création du lien Zoom, création de sondages pour participant.e.s, création de formulaires électroniques, etc.) 
  • Produire les séances virtuelles (gérer la présentation, les questions & réponses, le clavardage, l’appui technique, etc.)
  • Développer du contenu de communication pour diffusion sur les réseaux sociaux 
  • Déployer des sorties de communication et marketing (médias sociaux, campagnes courriels, chaîne Youtube) 
  • Participer à la production de vidéos, les éditer et les publier 

 

EXIGENCES


Formation et expérience 
  • Détenir un diplôme d’études post secondaire en administration ou en bureautique
  • Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente en lien avec ce poste
Compétences 
  • Faire preuve de persévérance, de débrouillardise, de bienveillance, d’adaptabilité et d’humilité 
  • Être attentionné.e aux besoins des autres et être serviable
  • Savoir gérer les priorités
  • Faire preuve d’initiative et d’efficience dans l’accomplissement de ses tâches
  • Être organisé.e et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
  • Être à l’aise avec le changement, les imprévus et l’ambiguïté
  • Avoir le souci du détail
  • Être stimulé.e par les défis et y trouver des solutions
  • Être collaborateur.trice et entretenir de bonnes relations interpersonnelles
  • Être capable de travailler de façon autonome et en équipe
  • Maîtriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit 
  • Grande aisance avec les outils technologiques, y compris la suite Google, Zoom, SmartSheet, SurveyMonkey, WordPress/Gravity Forms et les logiciels de marketing, tels que Mailchimp et ActiveCampaign
  • Facilité à apprendre des nouveaux logiciels et outils nuagiques
Autres exigences
  • Être disponible pour participer à des rencontres en soirée et les fins de semaine à l’occasion
  • Effectuer le travail à partir du bureau de Discitus au 435 rue Donald à Ottawa

 

Si ce poste t’interpelle, fais-nous part de ton intérêt en complétant le formulaire d’application plus bas (à partir de Google Chrome seulement). Tu devras soumettre ton curriculum vitae (en français svp) et une capsule vidéo d’une durée maximale de 2 minutes (aussi en français) qui explique qu’est-ce qui fait de toi une personne idéale pour joindre l’équipe Discitus.

Nous te remercions de l’intérêt que tu portes pour cette offre et communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour la prochaine étape. Nous traiterons toutes les réponses avec la plus stricte confidentialité.